2.1 Rutiner for håndtering av personopplysningene

 Melde- og konsesjonsplikt

Skolen har følgende unntak fra melde– og konsesjonsplikten:

-  Personalopplysninger er unntatt melde- og konsesjonsplikt

   etter personopplysningslovens  § 31 og § 33 jf. personopplysningsforkriftens § 7-16.

-  Opplysninger i datalogger er unntatt meldeplikt etter personopplysningslovens

   § 31 jf. personopplysningsforkriftens  § 7-11

-  Elevopplysninger ved skoler er unntatt melde- og konsesjonsplikt,

     jfr personopplysningsforskriften § 7-20.

Virksomheten har ingen meldepliktige behandlinger,

med unntak av eventuelle forhold knyttet til videoovervåking.

 Virksomheten har ingen konsesjonspliktige behandlinger.

Rutiner for registrering av opplysninger om elever,

 foresatte og ansatte. Taushetsplikt.

Nye elever leverer søknad på søknadsskjema. Søknadsskjema oppbevares

i manuelt arkiv til søknaden er ferdigbehandlet.

Tilsvarsbrev oppbevares elektronisk på beskyttet område.

Om eleven tar plassen opprettes det manuell mappe hvor søknad og

tilsvarsbrev legges inn. Om plassen ikke tas, eller plass ikke tildeles

makuleres søknaden. Brev med avslag lagres elektronisk på

lukket område.   Ansatte og renholdspersonale (dvs alle foreldre)

skal undertegne taushetserklæring.

Rutiner for behandling av sensitive elevopplysninger

Det meste av opplysninger knyttet til særskilt tilrettelagt

opplæring og spesialundervisning er sensitive opplysninger som er

taushetsbelagt. Lærere og andre som behandler slike opplysninger,

skal være særskilt oppmerksomme på å hindre at

opplysningene kommer uvedkommende i hende.

Papirdokumenter og elektroniske filer skal ikke tas med hjem.

Lagring av papirdokumenter skjer i låst skap,

mens elektroniske filer lagres i datasystem med

passord- og annen nødvendig beskyttelse.

Sensitive opplysninger skal ikke lagres på minnepinne eller

annet flyttbart medium.

Sletting av personopplysninger

Personopplysninger skal slettes når det ikke lenger er saklig behov

for å oppbevare dem i virksomheten. Sikkerhetsansvarlig er

ansvarlig for dette hvis det er endringer ved virksomheten som

tilsier at opplysningene skal slettes.

Det saklige behovet for oppbevaring styres for det første av

skolens behov for å ha dokumentasjon (for eksempel ved en

framtidig erstatningssak). En privat skole godkjent etter

privatskoleloven er dessuten underlagt krav i arkivloven:

Rutine for utlevering av personopplysninger til elever

og samarbeidspartnere

Rutine for utlevering av opplysninger om skolens elever og foresatte

Klasselister deles ut til elever i klassen, tidligere elever som tilhørte klassen

eller til foresatte. Slike lister inneholder elevenes og foresattes navn,

adresse og telefonnummer.  Klasselister som deles ut til kontaktlærere,

skolestyret, skolelege, skoletannlege, PPT, helsestasjon og klassekontakter

kan inneholde:

- Elevens navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato

- Foresattes navn og adresse

- Klasseangivelse, klasserom og kontaktlærers navn

Fødselsnummer (alle 11 sifre) gis ikke ut på slike elev-/klasselister.

Fylkesmannen, Kommunen, Utdanningsdirektoratet (GSI) og

 Østfold kollektiv får fullt fødselsnummer.